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Q&A

第4章 交流計画の実施

問4-1.実施協定書の契約締結者

実施協定書の契約締結者はどのような者になりますか。
受入れ機関はJSTと契約を交わすため、日本において法人格を有することが必要です。契約締結者は、その組織において当該案件の契約権限のある方となります。

問4-2.第三者への業務の委託

受入れ機関がJSTとの実施協定書の契約後、第三者への業務の委託をすることは可能ですか。
交流計画は、受入れ機関自身によって実施してもらうことが基本です。このため、受入れ機関が業務の全ての内容を第三者に委託することは認められません。ただし、業務の一部を第三者に委託することが業務の効率的な遂行の観点から適当である場合は、事前に「第三者委託理由書」(様式自由)を提出しJSTの承認を得ることが必要です。

問4-3.事業費の入金のタイミング

事業費の入金はどのようなタイミングになりますか。
事業費の入金は、受入れ機関とJSTとの実施協定書締結後になりますが、できるだけ実施がスムーズになるように取り組みます。概算払いを基本としていますが、事情により交流計画終了後の精算払いとすることがあります。

問4-4.査証申請手数料の免除

受入れ機関が招へい者の査証(ビザ)、査証申請手数料免除のための書類をJSTから受け取るためには、いつまでに関係情報をJSTに連絡する必要がありますか。
  • (1)招へい者の査証(ビザ)については、受入れ機関が送出し機関と連携して責任を持って取得していただくことが必要です。関係省庁の協力により、本事業での訪日に際し、招へい者が査証(ビザ)申請の際に、「JSTが発行する招へい者個人宛のSSP認定状(Certificate)」の原本と旅券(パスポート)等の関係書類を提出いただくことで、査証(ビザ)の発給支援を受けることができ同時に査証申請手数料が免除される可能性があります。
  • (2)JSTからの書類は査証料免除の手続きを通じて査証(ビザ)取得を側面的に助けるためのものであり、査証申請手数料免除申請は必須の手続きではありません。これらの申請等にかかるJSTからの書類発出のためには、来日の6週間前までのJSTが定める期日までには招へい者氏名、旅券(パスポート)番号等正確な人定情報をJSTに連絡して頂く必要があります。
    手続きの詳細や注意事項は本事業ホームページ
    http://ssp.jst.go.jp/shiryo/index.html
    (「採択された受入れ機関の皆様へ」に掲載しておりますので、必ずご確認下さい。)
  • (3)なお、送出し機関の国と招へい者の国籍が異なっている場合には、送出し機関の国にある日本国大使館領事部に査証(ビザ)申請及び査証申請手数料免除に係る手続きを確認して下さい。

問4-5.安全対策

安全対策などで特に注意する点がありますか。
  • (1)受入れ機関は、招へい者に病気や事故が発生した場合において、明確な責任者を決めておくこと、学内・関係機関・JSTなどへの連絡方法を決めておくことなどの事故等への対応体制を構築して下さい。
  • (2)また、実際に招へい者に病気や事故が発生した場合は、対応体制に基づき責任をもって万全の対応をして下さい。また、交通事故等を含め何らかのトラブルが発生した場合は、速やかにJSTへ連絡して下さい。

問4-6.JSTへの連絡

交流計画実施中に、活動状況などでは受入れ機関はどのようなことをJSTに連絡することが求められますか。
  • (1)交流計画実施中(又は後)にホームページ等に掲載することがありますので、活動状況の報告を少なくとも交流計画実施期間中に一回はJSTに行って下さい。
  • (2)特にマスコミ等からの取材を受けた場合は速やかに連絡して下さい。 なお、報告いただいた写真、名前等の個人情報をホームページ等に掲載することがありますので掲載許諾を必ず関係者に得た上で、その旨をご連絡下さい。

問4-7.修了証明書

受入れ機関は、招へい者に対する修了証明書をJSTからどのように入手すればいいでしょうか。
JSTとの契約時に受入れ機関から提出された業務計画書に記載された招へい者のリストに基づいて作成されます。JSTに対して正確な招へい者のリストが提供された場合、交流計画の修了までに、JSTから修了証明書が受入れ機関に届くようにします。また、さくらサイエンスプランのバッジも送付します。